Pisanje predloga projekta

Pisanje projekta korak po korak

 

Kada ne postoji format projekta koji je donator uslovio, može se i na ovaj način sastaviti projektni predlog. Dakle, ovaj format može da se koristi kako bi pomogao da se prikupe i obezbede sve neophopdne informacije o Vašem projektu i organizaciji. To praktično znači da ukoliko ste u prilici da pišete projektni predlog i pre nego što utvrdite kome biste se obratili za sredstva, ovaj format biće veoma pogodan. Informacije prikupljene na ovaj način lako mogu dalje da se uklapaju u formu koju donator propiše.

Ono što je dodatno potrebno kako bi se napisao dobar projektni predlog prema kriterijumima EU, programi prekogranične saradnje i drugi projketni zahtevi, jesu i neophodna znanja i veštine koje se najbolje stiču na edukacijama i seminarima na tu temu.

Pisanje predloga projekta (engl. project  proposal, application) deo je procesa prikupljanja ili traženja sredstava (engl. Grant seeking procedure).

Šta ide prvo: Pisanje projekta ili traženje donatora ?

Pisanje projektnog zahteva obično sledi nakon što se identifikuje jedan ili više potencijalnih donatora. Svaki donator, bio on pojedinac ili su u pitnju velike fondacije, ima svoje specifične interese i prioritete, a koje mogu da se podele na sledeće kategorije:

 

– polje interesovanja (pristupanje EU, obrazovanje, formiranje NVO…)

– ciljna grupa (žene, deca, mladi, raseljenja lica…)

– određeno geografsko područje (Evropa, Zapadni Balkan, Istočna Afrika…)

– određena vrsta organizacije (udruženja, fondacije, univerziteti, lokalna samouprava…)

– određena namena (sredstva za opremu, za putovanje, konferenciju)

 

Najbitnije za uspešno prikupljanje sredstava je, pre svega, pozitivan stav i pristup. Ako od samog starta postoji sumnja u ishod, strah od odbijanja ili nelagoda zbog toga što se traže sredstva, verovatno do uspeha neće ni doći. U projektnom zahtevu treba češće koristiti glagole poput „mogu” ili „hoću” umesto „možda” jer će tako donator više verovati u Vašu sposobnost uspešnog izvršenje projekta.

Takođe, suočavaćete se i sa nekim predrasudama koje će onemogućavati optimalne rezultate u prikupljanju sredstava. Najčešće predrasude su:

 

Donatori jedva čekaju da daju sredstva baš meni: U stvarnosti je baš suprotno od ovoga. Traženje sredstava aktivan je proces i potrebno je da što više istražujete, a ne da pasivno čekate da Vas donator pronađe. Uspeh ili neuspeh zavise od toga da li ste prepoznali pravu šansu za donaciju ili ne.

 

Ako se više sredstava traži, više će se i dobiti: I opet realnost je potvrdila suprotno od ove tvrdnje. Što je veći budžet u pitanju, teže je dobiti sredstva. Obično organizacije koje iza sebe imaju čitav niz uspešno odrađenih projekata, mogu da očekuju da će dobiti velika sredstva. Shodno tome, ako imate malu i novu organizaciju pametnije je da počnete sa malim budžetom. Vremenom ćete izgraditi sopstveni kredibilitet na osnovu kog ćete biti u mogućnosti da dobijete veća sredstva. U slučaju da imate mali projekat sa velikim budžetom, najverovatniji ishod je da ćete dobiti manja sredstva nego što ste tražili.

 

Ukoliko se jednom dobiju sredstva, garantovano će se dobijati i u budućnosti: Ukoliko Vam je donator jednom dao sredstva, ne očekujte automatski da ćete ih dobijati svaki put kada budu potrebna. Donatori više vole kada imate mrežu finansijske podrške čiji je cilj da Vam omogući nastavak projekta, kao i celokupnog rada. Prioriteti i ciljevi donatora često se menjaju tako da se nemojte previše oslanjati samo na jednog.

Pravilo je da ništa nije opasnije nego osloniti se samo na jednog donatora i očekivati od njega doživotnu podršku.

 

Kada se dobije novac, nikome ne treba polagati račune za njega: Realnost glasi: Donator ne poklanja novac- on pravi ugovor sa organizacijama čiji projekti zadovoljavaju njegove interese. Prema tome, projektni zahtev predstavlja sastavni deo obaveznog ugovora između Vas i donatora. To praktično znači da moraju da se slede pravila podnošenja finansijskog i narativnog izveštaja, kao i obavezna informisanja o svim izmenama u projektu i drugi relevantni detalji.

Pravilo je da mora da postoji odgovornost za dobijena sredstva.

 

Laži povećavaju šanse za dobijanje granta: Često bude situacija da se preuveličaju sopstveni kvaliteti prilikom pisanja grantova- to je pogrešno i nikada se ne isplati. Dugoročni i uspešni odnosi sa donatorima uvek su zasnovani na istini. Ako se poverenje izgubi, izgubiće se i reputacija, a možda će morati i da se vrate sredstva.

    Pravilo je da je poštenje uvek najbolja politika.

 

Svoje ciljeve treba prilagođavati u potpunosti interesima donatora: Nemojte nikada svoje potrebe potpuno podrediti interesima donatora. Najbolje je odmah odrediti ciljeve i prioritete i tek onda ih prilagođavati tako da budu kompatibilni sa interesima donatora.

Ovde pravilo poručuje ne može se upravljati vetrom, ali mogu da se podese jedra.

 

Neuspeh je katastrofa: U proseku, samo 10-30% zahteva dobije sredstva. Iz tog razloga, ukoliko je Vaš predlog odbijen ne shvatajte to lično već prihvatite kao iskustvo iz kog ćete naučiti nešto i pokušajte ponovo. Ako je potrebno, pitajte donatora zašto je odbio predlog i šta da uradite sledeći put. Ako ne uspete iz prvog puta, učite iz iskustva i pokušajte ponovo.

 

Prva faza procesa traženja sredstava podrazumeva istraživanje i identifikovanje pravog donatora. Ovo je bitan deo procesa zato što, pre nego što se obratite potencijalnom donatoru, potrebno je da odgovorite na pitanja kao što su: „Šta je to što se želi postići i uraditi i za koga ?” Neophodno je da utvrdite vezu koja postoji između Vaše organizacije i projekta i između donatora. Kako bi se ova veza definisala razmislite o sledećim tezama:

– O kom problemu ili potrebi se radi

–  Ko je ciljana grupa

– Relevantno geografsko područje

– Rešenje problema

– Vrsta projekta

– Dužina trajanja projekta

– Visina budžeta

– Karakteristike organizacije

Kada pratite ove teze, znaćete kakav je Vaš projekat i kakvog donatora treba da tražite. Informišite se o potencijalnim donatorima na njihovima sajtovima ili im se obratite lično i tražite od njih formulare za aplikaciju (engl. Application forms) ili uputstva za pisanje aplikacija, ukoliko su Vam potrebna. Svako dodatno informisanje pomoćiće da zahtev što više uskladite sa interesima donatora.

Neophodno je znati da i pisanje aplikacija i traženje donatora zahtevaju dosta vremena. Aplikacija za neki veliki projekat ne može se napisati u jednom danu. Najbolje bi bilo da je podelite na više delova, a zatim svaki razrađujete posebno nakon čega se ti delovi upoređuju i prilagođavaju kako bi se obezbedila najbolja prezentacija ideja.

Nakon dobro urađene jedne aplikacije, za svaku narednu potrebno je manje vremena zato što ćete znati više o težim delovima poput određivanja ciljeva i pisanja budžeta. Neke delove projekta, kao što su predstavljanje organizacije, možete imati sačuvane na računaru kako bi uvek bili spremni.

 

 

KAKO NAPISATI DOBAR PROJEKTNI PREDLOG

 

Projektni zahtev najčešće obuhvata  sledeće elemente:

 

  1. Naslovna strana (Title Page)
  2. Sadržaj (Table of Contents)
  3. Rezime/ Sažetak (Summary)
  4. Uvod (Introduction)
  5. Definicija problema, izjava o potrebama (Problem Definition, Statement of Needs)
  6. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives ili “goals”, “project purpose”, “outcomes”[1])
  7. Metodologija sa vremenskim planom (Methodology with Timetable)
  8. Evaluacija (Evaluation)
  9. Buduće finansiranje (Follow up – nastavak projekta)
  10. Budžet (Budget)
  11. Aneksi (Appendix)

 

  1. Propratno pismo (Cover letter)

 

Ovo je prvi dokument koji će donator pročitati. Po sadržaju, sličan je rezimeu projekta ipak trebalo bi izbegavati ponavljanje. Propratno pismo:

  • treba da bude upućeno (adresirano) određenoj osobi
  • startuje sa razlogom obraćanja donatoru
  • navedena ukupna vrednost projekta
  • kratko opisano o kojoj vrsti projekta se radi i samom cilju
  • objašnjeno zašto je ovaj projekat prioritetan za organizaciju
  • na kraju, potrebno je navesti ime osoba za buduće kontakte
  • neka propratno pismo potpiše osoba koja ima najveću funkciju u organizaciji

 

  

  1. Naslovna strana (Title Page):

 

Poželjno je početi sa :

 

Predlog upućen… (Proposal to..) i naziv donatorske organizacije kojoj se upućuje predlog, zatim sledi

 

Naziv projekta (Project title)

 

i na kraju

 

Naziv i adresa Vaše organizacije (npr. Submitted by „Association STAR”, Bulevar XX, Podgorica, Montenegro…)

 

Npr.

 

Proposal to:

Big Foundation

Contact:

Address:

E-mail:

Tel/Fax:

 

Project Title:    Active, Engaged and Independent

Submitted by:

Association STAR

Bulevar XX

Podgorica

E-mail:

Website:

tel/fax:

 

  1. Sadržaj (Table of Contents)

 

Proverite da li broj stranica odgovara sadržaju. Ukoliko projekat ima svega nekoliko stranica onda sadržaj nije neophodan.

 

  1. Sažetak, rezime (Summary)

 

Rezime je  deo  predloga koji se čita prvi, ali piše se tek na kraju. Ovo poglavlje čitaocu treba da objasni  o čemu  se radi i šta sledi u nastavku. Ključna stvar je da rezime ponudi kratko i jezgrovito objašnjenje  suštine projekta. Ovaj deo treba da uključi:

 

  • Ko ste Vi (pravni status organizacije)
  • Svrha postojanja Vaše organizacije (misija)
  • Ukupan iznos projekta prepisan iz budžeta
  • Vrsta projekta i cilj projekta
  • Lokacija projekta
  • Vremenski period za koji se traže sredstva – dužina trajanja projekta

 

Donatori obično daju preciznu instrukciju o broju reči ili redova koji treba da se koristi za sažetak. Ako u uputsvima donatora nije drugačije određeno, ograničite  dužinu ovog dela predloga na 250-500 reči.

 

 

  1. Uvod (Introduction)

 

 

Ovaj deo predloga projekta opisuje Vašu organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite kredibilitet  kod donatora. Opšte pravilo je da se ovo poglavlje piše na način kao da donator ništa ne zna o Vama  i obavezno treba da se uključe i sledeći podaci:

 

  • misija i svrha postojanja organizacije
  • datum osnivanja organizacije
  • nagrade i ostala priznanja za dosadašnji rad
  • projekti i programi koji su uspešno realizovani
  • opis ciljne grupe
  • izvori finansiranja (lista donatora)
  • visina budžeta za tekuću godinu
  • nešto po čemu ste jedinstveni ili po čemu se razlikujete od ostalih

 

Nakon budžeta, uvod je najviše analizirano poglavlje projektnog predloga. Prema tome, cilj je da u ovom poglavlju oslobodite donatora bilo kakvih nedoumica po pitanju Vaše sposobnosti da izvršite zadatke i upravljate dobijenim sredstvima. Ako ste ovo poglavlje dobro napisali, donator će biti uveren da ćete projekat realizovati sa istim uspehom kao i prethodne.

 

Novoformirane organizacije mogle bi da imaju pred sobom izazov, kako da pišu o svojim iskustvima i uspesima. U tom slučaju preporuka je “pozajmljivanje” kredibiliteta od neke druge  organizacije. Drugim rečima, možda je bolje da za sredstva konkuriše iskusnija partnerska organizacija, koja ima veće šanse da dobije grant. U tom slučaju, dogovorite se sa njima da uđete partnerski u projekat, da preuzmete odgovornost za neki manji deo ukupnog posla kako biste stekli iskustvo i tako ćete početi da izgrađujete svoju reputaciju koja je neophodna za uspešno traženje grantova.

 

 

  1. Definicija problema, iskaz o potrebama (Statement of Need) – ovo poglavlje često može da nosi naziv i “Problem definition” ili “Needs assesed”

 

U  ovom poglavlju potrebno je da odgovorite na dva pitanja:

  • Šta je to što se dešava u Vašem okruženju (lokalnoj zajednici)
  • Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i na koji način je to uradio?

 

Ovde treba da uključite  detaljne demografske i statističke podatke koji će čitaocima jasno predstaviti obim i veličinu problema. Dokumentacija je ključna reč u ovom delu. Možete uključiti sledeće:

 

  • opis ciljne grupe ili lokalne zajednice
  • statističke podatke koji će dokumenatovati postojanje problema (navesti i izvore podataka)
  • rezultate istraživanja, evaluacija, studija slučaja
  • citate ili izvode iz zvaničnih dokumenata (Vlada, ministarstva, OSCE, UNDP, UNICEF, itd.)
  • metode koje su korišćene za utvrđivanje potreba/ problema
  • urgentnost problema i šta će se desiti ako se sada ništa ne preduzme
  • ostale organizacije koje se trenutno bave rešavanjem ovih potreba/ problema

 

Pored toga što se dokazuje značaj problema, potrebno je da se ukaže i na  potrebu za Vašim  određenim  projektom. Drugim rečima, iz analize problema čitalac treba da nasluti i predvidi Vaše metode i strategije za  rešavanje problema.

 

Važno je da zapamtite i sledeće:  izbegavajte iskaze o problemu koji su napisani suviše uopšteno, uz korišćenje fraza kao što su ”malo se zna o…”, ili  “nedostaju informacije o …”, ili “opšte je poznato…”, “svi znaju …”.

 

  1. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives)

 

Nakon opisivanje problema, u ovom poglavlju izlaže se kakav će biti rezultat napora i kako će se to odraziti na ciljnu grupu i problem. Ova promena kojoj težite može da se izrazi i prikaže kroz ciljeve i zadatke Vašeg projekta.

 

Šta su ciljevi i zadaci?

 

Ciljevi su uopšteni krajnji rezultati, koji su teže merljivi. Ciljevi uključuju PROMENU koju želite da ostvarite kod vaše CILJNE GRUPE,  poput:

  • Smanjenje diskriminacije prema Romskoj populaciji u Crnoj Gori, kroz medijsku kampanju
  • Povećanje svesti studenata Podgoričkog univerziteta o SIDI, putem edukacije
  • Osposobljavanje žena žrtava nasilja da se ekonomski osamostale, organizovanjem kurseva računara

 

Za razliku od ciljeva, zadaci su  specifični i merljivi  iskazi koji su relevantni u odnosu na problem i na Vaš cilj  i dostižni su u datom vremenskom periodu.

 

Ili još preciznije: zadaci  treba da pokažu šta ćete uraditi, kada, na koji način (MUDRO postavljeni).

Primeri merljivih zadataka su:

  • U toku narednih 6 meseci, biće organizovan početni kurs računara za 25 studenata Podgorice, dva puta nedeljno po dva časa.
  • Otvaranje savetovalište za žene žrtve nasilja, koje će raditi svakim radnim danom od 9 do 20 sati. Savetovalište će pružati psihološke, terapeutske i pravne usluge, u trajanju od godinu dana.

 

 

  1. Program i metod, metodologija sa vremenskim planom- ovo poglavlje često se naziva i “Aktivnosti projekta – Metodology with Timetable /Activities

 

Nakon što ste u prethodnim poglavljima opisali problem i promenu koju želite da izvršite, sada treba da objasnite kako ćete operativno izvršiti te zadatke. Ovde je izuzetno važna preglednost, korišćenje grafike, ilustracija, šema i dijagrama koji treba da ilustruju šta će se desiti za vreme trajanja Vašeg projekta. U pitanju je detaljan opis realizacije projekta i u skladu sa tim, to će biti i najduže poglavlje projektnog predloga. Između ostalog, poželjno je da se opiše sledeće:

 

  • odgovornost osoblja (ko će izveštavati, ko će vršiti kontrolu i sl.)
  • koja je funkcija upravnog odbora, savetnika, itd.
  • uključivanje volontera
  • uloga ciljne grupe u projektu
  • kako će se rukovati dobijenim sredstvima
  • lokacija i opis mesta projekta
  • vreme implementacije projekta
  • distribicija resursa
  • alternativne metode za slučaj potrebe

 

Preporuka je da u cilju vizuelizacije projekta,  napravite vremenski plan – tabele i dijagrame koji će prikazati  vreme potrebno za realizaciju svih  aktivnosti.

 

  1. Evaluacija (Evaluation)

 

Svaki predlog projekta mora da sadrži  i poglavlje  o evaluaciji, koji će opisati kako će se utvrditi uspeh ili neuspeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka . Ako su Vaši ciljevi dobro formulisani, a zadaci specifični i merljivi onda je lako napisati ovo poglavlje jer tačno znate šta treba evaluirati.

 

U ovom   poglavlju treba da :

  • odredite ko će uraditi evaluaciju i zašto
  • šta će se evaluirati i kada (ciljevi, zadaci)
  • postavite indikatore- pokazatelje
  • objasnite metode koje ćete koristi kod evaluacije (test, istraživanje, upitnici, intervjui, posmatranje itd…). vodite računa da izbor metoda zavisi od indikatora
  • navedite kada će izveštaj o evaluaciji biti napisan

 

  1. Buduće finansiranje (Follow up) – nastavak projekta

 

Donator očekuje da već imate neku strategiju za nastavak i buduće finansiranje projekta. Naravno, ne traži se od Vas da date apsolutnu garanciju da možete da obezbedite sredstva i u budućnosti nego je interesantna informacija da li imate alternativni, lokalni izvor prihoda. Stoga budite što određeniji. Tu možete spomenuti:

 

  • obećanja drugih agencija ili organizacija
  • kako i kada će Vaša organizacija pokriti neke od troškova
  • aspekt održivosti projekta
  • ostale potencijalne izvore podrške itd..

 

Zapamtite: traženje grantova  je samo jedna od mnogih opcija za finansiranje projekta. Za mnoge OCD u SAD grantovi predstavljaju  relativno mali deo njihovog budžeta. Oni se najčešće oslanjanju na veliki broj malih donacija. Ostali izvori prihoda mogu biti:

 

  • lokalna preduzeća
  • bogati pojedinci
  • članarine
  • prodaja promotivnog materijala poput majica, postera, kalendara
  • publikacije: bilteni, brošure
  • pružanje usluga- treninzi, seminari itd.
  1. Budžet (Budget)

 

U budžetu detaljno se prikazuju svi troškovi projekta. Ako je potrebno, treba dati i narativno objašnjenje pojedinih stavki (neki donatori to traže). Uvek pažljivo pročitajte smernice konkursa.

 

Budžet se obično deli na tri kolone:

 

  1. traženo (requested) – to je ustvari iznos koji tražite od donatora kome se obraćate ovim predlogom

 

  1. učešće u troškovima/ podela troškova na više donatora (cost sharing)– to je planirano učešće drugih donatora u ukupnim troškovima

 

  1. ukupno (total) – to je zbir prve dve kolone

 

Vaš  budžet mora biti tako napisan tako da pruži sve odgovore na moguća pitanja donatora. U budžetu ne sme biti nikakvih iznenađenja ni novina- on proizilazi iz svega onoga što je napisano u prethodnim poglavljima, naročito iz aktivnosti. Ne smete tražiti sredstva za neku aktivnost koja već nije opisana u projektu. Npr. ako u aktivnostima niste naveli transport, nemojte u budžetu tražiti sredstva za novi minibus

 

Ovo su još neki saveti za sastavljanje budžeta:

  • podelite budžet na personalne (lični dohoci i honorari osoblja ..) i nepersonalne troškove- personnel costs & non-personnel costs
  • izbegavajte uopštene kategorije poput “različito”, “ostalo”
  • neka opis svake stavke u budžetu bude što detaljniji tako da ne zahteva posebno objašnjenje (npr. ako organizujete neki događaj, onda ćete verovatno imati sledeće troškove: prevoz učesnika, prevoz trenera/ predavača, smeštaj/ ishranu/ osveženje za sve učesnike/ trenere/ organizatore, honorare za trenere/ predavače, troškove štampanja i kopiranja, pribor, promotivni materijali i sl. Takođe, možda ćete iznajmiti salu ili opremu pa ćete i to planirati kao trošak).
  • indirektne troškove (to su nepredviđeni ili hitni izdaci vezani za projekat- npr. ako imamo projekat koji predviđa kupovinu novih računara biće potrebno kupiti diskete, softver, angažovati nekoga da instalira računar) ograničite na 10-30%  ukupnih troškova

 

  1. Aneksi (Appendix)

 

Sve ono što bi donatora interesovalo, a ne treba da se nalazi u  predlogu projekta, potrebno je  dati u aneksu (uvek prethodno proverite šta donatori traže. Na primer, konkursi EU izričito zahtevaju da se ne dostavlja dodatna dokumenta uz predlog projekta). U aneksu se najćešće nalazi:

  • sertifikat o Vašem pravnom statusu (rešenje o registraciji OCD)
  • organizaciona šema OCD
  • spisak članova upravnog odbora
  • pismo podrške
  • CV Vašeg osoblja ili konsultanata
  • opis poslova za osoblje
  • statistički podaci, tabele, grafikoni
  • izveštaj o reviziji finansija
  • evaluacioni instrumenti, kao što su upitnici i testovi
  • novinski članci, programi, brošure
  • profakture ili cenovnici za traženu opremu, nameštaj

 

8 Comments

  1. Česte content strategije kojih moraš da se rešiš – Blog Ivane Živanić

    22. May 2018. at 13:30

    […] Piši recimo o različitim modelima Chevrolet automobila. […]

  2. Peg Seykoski

    28. June 2018. at 23:43

    Excellent goods from you, man. I’ve understand your stuff previous to and you are just extremely great. I actually like what you have acquired here, certainly like what you’re saying and the way in which you say it. You make it entertaining and you still care for to keep it sensible. I cant wait to read much more from you. This is really a great web site.

  3. Paulene Cowing

    8. July 2018. at 21:33

    I needed to compose you the very little word just to give many thanks over again on the extraordinary knowledge you have discussed on this page. It’s simply particularly generous of people like you to present freely precisely what some people could possibly have supplied as an ebook to help make some dough for themselves, most notably considering the fact that you could possibly have done it if you ever desired. Those tips as well served as the easy way to understand that someone else have a similar dreams like mine to understand many more on the topic of this issue. I think there are lots of more fun opportunities ahead for many who scan your website.

  4. Leslie Fagundo

    18. July 2018. at 15:16

    naturally like your web-site but you have to take a look at the spelling on several of your posts. A number of them are rife with spelling issues and I to find it very bothersome to tell the truth nevertheless I will surely come again again.

  5. Marlon Gerstle

    31. July 2018. at 00:25

    Very clean website , thanks for this post.

  6. fotbollskläder

    23. August 2018. at 20:03

    Quite revealing….look ahead to returning.

  7. billerica minuteman obituaries

    28. August 2018. at 20:57

    Hi there, You have done an incredible job. I will certainly digg it and personally recommend to my friends. I am sure they’ll be benefited from this web site.